Les notifications permettent de simplifier la surveillance des évènements et des données gérées au sein du système Bepay en évitant de polluer votre boîte mail avec de trop nombreux messages.
Principes
Les notifications sont des messages, généralement assez brefs, qui sont générés par la plateforme Bepay pour informer les gestionnaires des fiduciaires et, le cas échéant ,leurs clients entrepreneurs sur des évènements détectés par la plateforme. Ces évènements sont généralement liés à des documents nouveaux ou modifiés qui sont créés ou chargés par la plateforme ou à des montants qui sont à payer dans un délai déterminé.
Les notifications peuvent être émises sous deux formes :
- Par email : le message est envoyé sous forme de courrier électronique avec le cas échéant un fichier en annexe. L’avantage de cette forme, c’est de pouvoir alerter directement la personne concernée par le message ou n’importe quel intervenant prédéfini dont on connait l’adresse email. Par contre, la multiplication d’emails peut rapidement noyer le destinataire sous un flot quotidien d’alertes qui ne sont pas toutes de la même importance et qui encombrent donc une boîte mail déjà bien chargée par d’autres messages.
- Par notification (interne) : ici le message est directement consultable sur la plateforme Bepay et est donc seulement à destination des gestionnaires de dossiers sur Bepay. Un des avantages, c’est de pouvoir être assorti de plusieurs niveaux d’alertes :
- Info : Il s’agit le plus souvent d’une simple information sur une action qui a été réalisée. Elle est codifiée via un indicateur vert.
- Alerte : le message signale une situation qui mérite l’attention du gestionnaire d’où sa codification avec un indicateur orange.
- Action requise : le message réfère à une situation qui nécessite probablement une action rapide du gestionnaire. Elle est donc codée avec un indicateur rouge.
- Système : il s’agit ici de messages concernant le fonctionnement de la plateforme Bepay. Elles sont codées par un indicateur bleu.
De plus, un indicateur rappelle la présence des notifications importantes (ci-contre).
L’usage des notifications internes doit être privilégié non seulement pour sa richesse informative et l’allègement de la boîte mail mais aussi parce qu’il est finalement plus écologique. En effet, comme il n’y a aucun transfert d’informations sur les réseaux et aucune duplication de l’information sur des serveurs supplémentaires, les notification internes consomment donc moins de ressources.
Les notifications internes peuvent être archivées lorsqu’elles ont été lues pour ne pas encombrer la liste avec des sujets traités. Les notifications internes sont déjà utilisées par Bepay pour signaler des actions réalisées avec succès (par exemple ajout automatisé d’une fiche entreprise détectée dans les documents MyMinFin) ou qui ont posé un problème (par exemple lorsqu’un envoi prévu par email n’a pas pu être réalisé)
L’intérêt du système de notification trouve sa pleine mesure lorsque les notifications (internes ou par mail) sont définies par les fiduciaires pour détecter et signaler des événements qui sont significatifs pour elles. C’est le rôle des automations.
Une automation, c’est fondamentalement une règle qui précise « quand faire quoi » et en particulier dans quelles circonstances Bepay doit-il émettre une ou plusieurs notifications vers les gestionnaires de dossier ou même vers les personnes concernées.
La mise en oeuvre d’automations spécifiques à vos besoins est décrite en détails dans la page 
Gestion des automations
Paramètres de gestion des notifications
Quelques paramètres permettent de contrôler l’envoi des notifications :
Au niveau de la fiduciaire
Une série de notifications génériques sont émises par Bepay pour signaler, par exemple, que de nouvelles fiches d’entreprise ou de personnes ont été créées après chargement de documents MyMinFin les concernant. Ces notifications génériques peuvent être adressées soit à tous les gestionnaires de dossier, soit à une sélection d’entre eux, soit encore à aucun.
De même, lorsque des notifications par email n’ont pas pu aboutir elles sont en principe adressées au gestionnaire du dossier concerné. Lorsque celui-ci n’a pas été désigné un paramètre permet de stipuler le comportement que Bepay doit adopter et qui peut être de l’envoyer à tous les gestionnaires, à une sélection d’entre eux ou encore à aucun.
Pour modifier ces paramètres, sélectionnez les menus et zones comme ci-dessous. Vous pouvez alors préciser les destinataires via le menu de droite :
Au niveau des entreprises et des personnes
Pour éviter de démultiplier des notifications à répétition pour un dossier déterminé (par exemple des rappels de dettes pour une entreprise en faillite), il est possible de désactiver l’envoi des notifications vers ce concerné ou relatives à ce concerné.
Au niveau d’une entreprise, cela se fait via les paramètres dans la section « Gestion administrative » :
De même pour les dirigeants :
