Gestion des automations

Chaque automation est donc caractérisée par 4 propriétés :

• Le type d’objet déclencheur;
• L’événement déclencheur;
• Un ou plusieurs filtres spécifiant des conditions pour identifier plus finement les objets qui peuvent déclencher l’exécution de l’automation;
• Une ou plusieurs actions qui devront être exécutées si TOUTES les conditions sont remplies. Les textes des notifications et des emails pourront être adaptés à vos besoins et rédigés dans plusieurs langues selon celles utilisées par vos clients.

Voyons à présent en détails comment créer une automation et précisons les conditions de filtrage et les actions disponibles.

Création d’une automation

Pour créer ou modifier des automations, portez vous dans la barre verticale gauche sur l’icône documents (1) puis sélectionnez “Règles d’automation” (2). La liste des règles déjà définies dans votre fiduciaire s’affiche alors. Notez que cette liste est transversale à tous les gestionnaires. Il convient donc de ne modifier ou supprimer des règles créées par vos collègues qu’avec leur autorisation ! Le bouton dans la colonne Editer permet en effet d’adapter voire de supprimer la règle de la ligne concernée. Pour ajouter une règle, pressez le bouton vert en haut à droite (3).

Si nécessaire, il est toujours possible de désactiver temporairement ou de réactiver une règle avec le commutateur vert sous le titre “STATUS”. Désactivée, la règle sera ignorée par Bepay.

L’écran d’édition d’une règle s’ouvre et permet de préciser tous les éléments nécessaires. Faisons en le tour sur une exemple de base.

Les différentes zones qui ont été complétées sont les suivantes :

1. Chaque règle doit comprendre un titre qui vous permettra de la retrouver plus facilement dans la liste si elle doit être modifiée ou simplement consultée. Ce titre est entièrement libre.
2. L’objet déclencheur est le type de donnée ou de document qui va être examiné pour activer ou non la règle. Nous en dresserons la liste un peu plus loin sous Gestion des automations - Objets et filtres associés
3. L’événement déclencheur détermine l’occasion où la règle pourra être mise en oeuvre. Il n’existe pour l’instant que trois types d’événements qui sont supportés : “Nouveau” et “Modifié” sont respectivement activés lorsque l’objet (ici une dette) est créé dans la base de données ou lorsque ses valeurs sont modifiées (par exemple la dette a été augmentée par des intérêts ou diminuée par un paiement partiel). Le troisième événement “Calendrier” permettra de déclencher des actions à des dates fixes ou variables et sera étudié spécifiquement dans le paragraphe Gestion des automations - Evénements “Calendrier”.
4. Le bouton “Ajouter un filtre” ajoute une ligne vierge à la liste des filtres. Ici un seul filtre a été ajouté mais on peut en combiner plusieurs en se rappelant que ceux-ci sont toujours cumulatifs, c’est-à-dire que toutes les conditions devront être remplies en même temps pour que la règle soit validée.
5. Chaque filtre se base sur une donnée liée à l’objet examiné. Ici c’est le solde de la dette qui va être testé. Nous dresserons plus loin la liste de toutes les données qui peuvent intervenir dans la création de filtres.
6. Un ou plusieurs opérateurs de comparaison sont proposés. Ceux-ci sont génériques pour de nombreuses règles et objets d’où une expression qui peut parfois sembler un peu “théorique”. Ici bien sûr seul les dettes avec solde positif doivent être notifiées car Minfin inscrit aussi des remboursements mais dont le solde est alors négatif.
7. La valeur de référence sera utilisée pour la comparaison. Ici c’est 0 pour que toutes les dettes soient considérées mais on pourrait aussi indiquer une valeur plus grande pour ne considérer que les dettes d’un montant supérieur à ce montant de référence.
8. Le bouton “Ajouter une action” ajoute une ligne dans la liste des actions qui seront exécutées si l’objet considéré a passé avec succès toutes les conditions de filtrage. Ici aussi plusieurs actions peuvent être déclenchées et seront toutes exécutées si la règle a bien été validée. Voir le paragraphe Gestion des automations - Actions activables.
9. Les actions proposées seront aussi détaillées plus loin mais elles visent toutes à informer soit des gestionnaires dans la fiduciaire soit directement la personnes concernée ou une autre destinataire. Les gestionnaires pourront faire l’objet de notifications internes à Bepay ou de courriers électroniques. Pour les personnes concernées ou les destinataires externes seul l’email sera possible.
10. La destination désigne le ou les destinataires du mail ou de la notification. Dans le cas présent celui-ci sera déterminé automatiquement en consultant l’adresse email de la personne concernée. Toutefois cette action ne pourra être réalisée QUE une adresse email a bien été renseignée dans la fiche de la personne ou de l’entreprise !
11. Le message qui sera expédié pourra être adapté selon vos souhaits et pourra être rédigé dans plusieurs langues en fonction de votre clientèle. Nous détaillerons aussi les possibilités de personnalisation de ce message.
12. Enfin, lorsque tous ces éléments auront été précisés, il ne restera plus qu’à “Sauvegarder” la règle en pressant le bouton en bas à droite.

On observe donc que la partie “Actions” est peu dépendante de l’objet (document ou donnée) qui déclenche l’action, à l’exception de la personnalisation du message comme on le verra plus loin. Par contre, les filtres applicables sont souvent tout à fait spécifiques à une objet déterminé. Voyons donc la liste des objets et des filtres applicables.

Objets et filtres associés

Les filtres sont très dépendants des objets déclencheurs à l’exception de deux filtres qui sont disponibles sur (presque) tous les types objets :

• Le filtre “dans tous les cas” sera sélectionné si l’on ne souhaite appliquer aucun filtrage car aucune règle ne peut être sauvegardée sans au moins une ligne dans le filtre. Attention toutefois : cette option risque de générer de très nombreux messages et il faut donc l’utiliser avec la plus grande précaution.
• le filtre “dont les gestionnaires” permet de spécifier le ou les gestionnaires traitant dans la fiduciaire le dossier de l’entreprise ou la personne concernée. Quatre variantes de conditions permettent de nuancer la sélection. La liste des références reprend l’ensemble des gestionnaires connus dans la fiduciaire et il est possible d’en sélectionner un ou plusieurs. Cette condition est donc particulièrement intéressante lorsque les choix de notification sont différents d’un gestionnaire à l’autre. Notez cependant que cette condition est indépendante du choix du destinataire réel de la notification.

Les objets exploitables (en mai 2025) sont les suivants avec pour chaque type d’événements la liste des conditions qui peuvent être incluses dans les filtres :

• Dettes et remboursements (source données MyMinfin) :
• Événements Nouveau ou Modifié :
• dont le statut … est / n’est pas … Ouvert(e) / Clôturé(e)
• dont le solde à payer … est < / est > / est = … à un montant en €
• dont la description …. contient / ne contient pas un mot ou une expression précisée en référence.
• S’y ajoutent pour les événements Calendrier :
• dont la date d’échéance … est passée de / aura lieu dans … un nombre de jours ou de semaines à préciser
• dont l’échéance dépassée … a eu lieu il y moins de / il y a plus de … un nombre de jours ou de semaines à préciser
• sans date d’échéance : certaines dettes, et en particulier les dettes créées lors d’une remise à zéro du compte TVA, ne comportent pas d’échéance. Elles sont par nature à payer sans délai.
• le (quantième du mois) … est > / < / = … donner le n° du jour entre 1 et 31.
• dont la précédente notification … a eu lieu il y moins de / il y a plus de … un nombre de jours ou de semaines à préciser: cette condition permet de séparer les rappels successifs relatifs à une même dette d’un certain nombre de jours ou de semaines.
• Documents MyMinFin :
• Événements Nouveau ou Modifié (il n’y a pas d’événement Calendrier pour les documents) :
• dont la date de référence … a eu lieu il y moins de / il y a au moins … un nombre de jours ou de semaines à préciser : (il s’agit ici de la date officielle d’émission document renseignée par MyMinFin mais qui n’est pas nécessairement la date du sujet traité dans le document)
• dont le groupe de catégories … est / n’est pas … puis sélectionner un ou plusieurs des groupes de catégories qui sont aussi les titres des onglets dans la liste des documents d’une entreprise ou d’une personne.
• dont la catégorie précise … est / n’est pas … puis sélectionner un ou plusieurs titres de catégories qui sont en général les titres des documents débarrassés des dates, années et autres informations complémentaires. Actuellement près de 300 catégories sont utilisées par MyMinFin. Pour les retrouver plus facilement, elles sont précédées du nom du groupe auquel elles se rattachent. Exemple :

• dont le nom … contient / ne contient pas un mot ou une expression précisée en référence. Cette méthode permet d’identifier des documents sur base d’un mot spécifique dans le nom du document. Attention : cette méthode ne tient pas compte de la langue. Il faut donc préciser le mot recherché dans les différentes langues possibles et éviter les mots trop génériques.
• Déclarations UBO (source données MyMinfin) :
• Événement Calendrier :
• dont la prochaine date de confirmation … est passée de / aura lieu dans … un nombre de jours, de semaines ou de mois à préciser. Il s’agit d’un nombre de jours précis et non d’une période afin que l’information arrive par exemple exactement une semaine ou un mois avant la date limite de confirmation.
• dont la précédente notification … a eu lieu il y moins de / il y a plus de … un nombre de jours ou de semaines à préciser: cette condition permet de séparer les rappels successifs relatifs à une même déclaration UBO d’un certains nombre de jours ou de semaines.
• Décomptes TVA (source données MyMinfin) :
• Événements Nouveau ou Modifié :
• dont le solde … est < / est > / est = … à un montant en €
• dont le montant d’intérêt … est < / est > / est = … à un montant en €
• dont le montant d’amende … est < / est > / est = … à un montant en €
• S’y ajoutent pour les événements Calendrier :
• le (jour du mois) … est > / < / = … donner le n° du jour entre 1 et 31.
• dont la précédente notification … a eu lieu il y moins de / il y a plus de … un nombre de jours ou de semaines à préciser: cette condition permet de séparer les rappels successifs relatifs à une même dette d’un certains nombre de jours ou de semaines.
• Mandats CSAM (source données CSAM) :
• Événements Nouveau ou Modifié :
• de type … permet de sélectionner ou d’exclure un ou plusieurs types de mandats CSAM tels que BIZTAX, TVA, FINPROF, etc.
• dont le nouveau statut … permet de sélectionner ou d’exclure un ou plusieurs des statuts Actifs, Plus actif (arrivé à échéance), Arrêté (retiré par une des parties) ou Signature attendue.
• Versements anticipés d'impôts (source données MyMinFin) :
• Événements Nouveau ou Modifié :
• dont le montant … est < / est > / est = … à un montant en €

Actions activables

Les actions disponibles sont presque systématiquement des envois de notification ou de courrier électronique. Elles comprennent donc généralement la spécification du ou des destinataires, sauf lorsque celui-ci peut être automatiquement identifié par Bepay, ainsi qu’un message qui pourra être édité et adapté aux besoins spécifiques.

Pour mémoire, les notifications sont des messages généralement assez courts qui sont listés dans la zone “Notifications” de la page d’accueil de Bepay et qui sont regroupés en 4 catégories :

• Actions requises : ce sont les plus urgentes à traiter
• Alertes : la situation peut nécessiter une action
• Infos : c’est une information sur un dossier mais en principe sans action à réaliser
• Systèmes : ce sont des informations créées automatiquement par Bepay

Les différentes actions disponibles sont donc :

• Notification au gestionnaire spécifique : cette notification sera adressée directement au gestionnaire du dossier concerné pour autant qu’un gestionnaire ait été désigné. A défaut, elle sera adressée au gestionnaire des notifications non abouties (menu Paramètres fiduciaire > Informations fiduciaire > Destinataires des notifications pour mails non aboutis) ou si aucun n’est précisé elle sera adressée à tous les gestionnaires.
• Notification à des gestionnaires : cette action permet de désigner nommément un ou plusieurs gestionnaires dans la fiduciaire qui sont chargés de traiter la problématique évoquée par l’objet déclencheur. Il est ainsi possible de diriger toutes les notifications relatives aux UBO ou aux mandats vers un collaborateur spécialiste ces questions.
• Mail au gestionnaire spécifique : semblable à la notification au gestionnaire spécifique à l’exception du fait qu’il s’agit cette fois d’un email qui sera envoyé. Il est recommandé de préférer la notification plutôt que l’email pour éviter d’engorger les boîtes mails qui sont déjà souvent très sollicitées.
• Mail à des gestionnaires : idem en ayant ici aussi la possibilité de désigner n’importe quel gestionnaire connu dans la fiduciaire.
• Mail au concerné : il s’agit cette fois d’envoyer un courrier électronique directement à la personne ou aux personnes concernées par l’objet déclencheur. Ici aussi cette possibilité ne pourra être pleinement active que si les fiches des personnes et entreprises abonnées aux documents et données MyMinFin comportent bien au moins une adresse email valide. A défaut, Bepay produira une notification de type Alerte reprenant le message prévu et signalant que l’envoi email n’a pas été possible.
• Mail à une adresse : le message peut aussi être adressé à une adresse email valide FIXE que l’on précise. Il est même possible d’envoyer directement à plusieurs adresses email valides FIXES en les séparant par des virgules. Notons bien que c’est toujours la même adresse qui recevra tous les messages générés par cette règle.
• Mail à l’entreprise : il s’agit d’une variante du mail au concerné qui n’est utilisable que pour les UBO et qui utilise l’adresse mail générale de l’entreprise (Fiche de l’entreprise > Paramètres > Gestion administrative > Adresse email générale de l’entreprise)
• Confirmation automatique de la situation : contrairement aux autres, cette action n’est PAS un envoi de message et ne concerne que les déclarations UBO. Elle permet en effet de provoquer automatiquement et sans contrôle manuel une demande de confirmation de la situation actuelle de la déclaration UBO d’une organisation. En pratique, il peut être utile de créer une règle qui se déclenchera automatiquement lorsque la date de confirmation sera proche de quelques jours et qui évitera ainsi à l’entreprise de se trouver hors délai pour la confirmation et d’encourir une amende. Ce n’est toutefois qu’un pis-aller qui nécessite de vérifier ensuite la situation et de la corriger au besoin.

Edition des messages

Lorsque l’on ajoute un message dans les actions, qu’il soit de type notification ou email, Bepay vous proposera quelques modèles de messages déjà créés et adaptés au contexte. Par exemple pour document MyMinFin :

Sélectionnons par exemple le modèle “Document en annexe au client” et la fenêtre d’édition s’ouvre alors avec le texte par défaut :

Vous avez alors le loisir de modifier le “sujet” (1) qui sera ultérieurement utilisé comme sujet du mail (ou de la notification) avec un texte plus spécifique, par exemple “Nouvel avis de paiement MyMinFin”.

De même, le texte (2) peut aussi être adapté à vos besoins et enrichi de toute indication utile pour votre client.

Tant pour le sujet que pour le texte du message, il est aussi possible d’ajouter des éléments variables (3) dépendant de l’objet lui même en insérant une ou plusieurs des balises de type #VARIABLE# qui sont listées sous le texte du message. La méthode la plus simple consiste à les copier-coller pour éviter toute erreur dans la transcription des variables.

Si le document doit être ajouté en pièce jointe, n’oubliez pas de cocher la case prévue (4). Si une partie de votre clientèle s’exprime en néerlandais, allemand ou anglais, vous pouvez ajouter une version traduite du sujet et du texte en basculant vers le ou les onglets appropriés (5). La langue utilisée sera celle sélectionnée dans le fiche de la personne concernée. A défaut de texte spécifique, le français sera utilisé.

Notez qu’il est possible d’aérer la présentation du mail en insérant des doubles retour à la ligne dans le texte. De même un texte placé entre deux * sera formaté en italique tandis que si l’on pose deux ** avant et après le texte il sera mis en gras.

Il ne reste qu’à sauvegarder votre message (6).

La version personnalisée du message est à présent enregistrée mais peut facilement être corrigée grâce aux bouton d’édition :

N’oubliez pas de sauvegarder la règle avec ses filtres et ses actions.

Et voici un exemple de message qui sera envoyé au client sur base du texte ci-dessus :

Le message a bien été enrichi avec les données spécifiques au document concerné (encadrés rouge) et l’ensemble a été complété par le texte habituel de salutation, celui de salutation et la signature (encadrés vert) qui, pour mémoire, peuvent être adaptés via une demande spécifique au support de Bepay. Enfin, il a été placé dans le modèle habituel de messages aux clients avec la couleur de fond en rapport avec les couleurs du logo de la fiduciaire.

Evénements “Calendrier”

Les événements “Nouveau” et “Modifié” sont déclenchés au fur et à mesure de la collecte des documents et données. Il ne sont par définition déclenché qu’une seule fois. L’événement “Calendrier” est par contre déclenché automatiquement chaque nuit vers 1h du matin par un processus qui examine les objets qui référence cet événement. Pour chacun d’eux, il calcule la date d’exécution prévue :

• soit un jour fixe : filtre “le (jour du mois)”, par exemple le 25 de chaque mois;
• soit une date relative à une date liée à l’objet telle que la date d’échéance d’une dette ou la date de confirmation d’un UBO.

Examinons par exemple le filtre suivant :

Si nous sommes le 14 juin, Bepay calculera la date 14 juin + 1 semaine = 21 juin et recherchera les dettes dont le solde reste supérieur à 0 (vu la première condition) et dont la date d’échéance est précisément le 21 juin. S’il en trouve, alors les conditions du filtre seront validées et la ou les actions prévues seront exécutées.

On peut aussi souhaiter faire envoyer automatiquement des rappels aux débiteurs en retard par exemple avec les filtres suivants :

Ici, un rappel sera envoyé toutes les deux semaines dès que l’échéance sera dépassée de plus de 5 jours mais de moins de 3 mois puisque dans ce dernier cas, il devient peu probable que l’envoi d’un rappel soit encore utile au concerné qui en aura déjà reçu 6 !