Gestion des UBO

En effet, pour autant que la fiduciaire ait donné les droits nécessaires, Bepay peut automatiquement vérifier chaque jour la situation de chacune des entreprises et organisations dans MyMinFin et signaler celles dont la situation devra bientôt être mise-à-jour. Lorsque la confirmation ne comporte pas de changement dans la répartition des bénéficiaires, elle pourra même être réalisée directement via l’interface de Bepay. Pour la création d’une nouvelle déclaration ou sa modification, il reste cependant indispensable de passer par l’interface officielle de MyMinFin.

Ouvrir l’accès au registre UBO

Bepay ne peut bien sûr pas avoir accès aux UBO des entreprises gérées par la fiduciaire sans recevoir les autorisations appropriées. Pour cela, il convient de prendre contact avec le support de Bepay au n° +32 4 295 68 14. La procédure prend moins de 10 minutes et les données sont généralement disponibles dès le lendemain.

Tableau de bord des UBO

Lorsque le module UBO est activé, la page d’accueil de Bepay dresse une liste des cas qui méritent votre attention concerrnant les UBO.

On y trouve ainsi le nombre d’entreprises dont les données viennent à expiration dans les 30 jours et pour lesquelles il faudra confirmer, voire corriger, ces données sans tarder. De plus, bien qu’il ne s’agisse pas (encore) d’une obligation, il est vivement recommandé de justifier ces déclarations par des documents probants. La seconde ligne du tableau dénombre les entreprises qui n’ont fourni aucun justificatif. La troisième ligne indique le nombre d’entreprises dont la date de confirmation est dépassée. En pressant sur ce nombre, on obtient une liste de ces entreprises et on y trouvera parfois l’indication NA qui dénote une entreprise qui n’est plus active et qui n’est donc plus soumise à cette obligation.

Nous montrerons plus loin comment Archiver ce type d’UBO au § Gestion des UBO - Archiver UBO

La dernière ligne dresse la liste des entreprises “sans UBO”. Les raisons possibles peuvent être :

• soit la fiduciaire n’a pas accès à ces données, faute de mandat actif;
• soit aucune déclaration UBO n’a jamais été réalisée pour cette entreprise.

Liste de tous les UBO

Le tableau de bord donne accès à des sélections particulières des UBO chargés par Bepay. Vous pouvez aussi accéder à la liste complète en sélectionnant le menu principal de gestion des documents (1) puis le menu des Registres UBO (2). La liste peut être restreinte aux dossiers d’un gestionnaire particulier en sélectionnant son nom dans le liste (3).

La liste des filtres (4) permet de retrouver les 4 sélections déjà présentées dans le tableau de bord tandis que la zone de recherche (5) permet de taper n’importe quelle partie du nom d’une entreprise pour réduire la liste aux entités qui portent ce nom.

Les boutons en haut à gauche permettent de réaliser des actions relatives aux entreprises sélectionnées en cochant la case à gauche de leur nom. Nous y reviendrons sous peu.

Pour chaque entreprise, la date de la dernière confirmation de situation est affichée ainsi que des mentions précisant si cette déclaration comporte un lien vers le Moniteur belge, un lien vers la base eStox (registre électronique et sécurisé des actions) et la présence d’au moins un document justificatif téléchargé. Enfin la dernière colonne permet de télécharger directement le document de synthèse produit par MinFin :

Détails d’une déclaration

En pressant sur n’importe quelle ligne de la liste des UBO, une fiche détaillée s’ouvre et va décrire la structure des actionnaires de la société et offrir toute une gamme d’actions possibles.

Au centre, le nom de la société est affiché (1) avec en dessous le premier niveau de décomposition des bénéficiaires (2). Si un bénéficiaire est lui-même une entreprise alors une décomposition plus fine est possible et un chiffre suivi d’un V indique le nombre de bénéficiaires de cette structure. Un simple clic sur ce nombre affiche ce niveau supplémentaire de décomposition (3). Pour chaque élément décomposé, lorsque un ou plusieurs documents justificatifs ont été déposés, ils peuvent être affichés via le bouton PDF à droite de la fiche. Lorsque la structure est complexe on peut réduire ou agrandir le graphe avec les boutons loupes (+) et (-) dans le coin supérieur droit du graphe (4). Le bouton Exporter produit une version PDF de ce graphe qui peut alors être imprimée si besoin.

Enfin le bouton (9) permet de redemander une version datée du jour même du document de synthèse officiel illustré un peu plus haut. En effet, Bepay ne fait pas reconstruire ce document chaque jour et conserve donc la version décrivant la dernière situation confirmée. Toutefois, certains organismes exigent une version récente de ce document et vous pouvez donc faire reconstruire ce document, opération qui nécessite généralement moins d’une minute.

Actions directes possibles sur les UBO

Les boutons marqués 5 à 8 permettent plusieurs actions sur l’UBO affiché et ceux-ci (hormis l’archivage) se trouvent aussi en tête de la liste des UBO afin de pouvoir produire directement ces actions sur plusieurs entreprises en une seule opération.

Confirmer la déclaration

Le bouton Confirmer UBO (5) ouvre une fenêtre de validation (ci-dessous pour une série de 5 entreprises présélectionnées)

Une simple pression sur bouton “Confirmer UBO” expédie au SPF une demande de confirmation SANS MODIFICATION de la situation pour ces différentes entreprises. Lorsque des modifications sont nécessaires dans la structure des UBO, il est indispensable de se connecter au site MyMinFin et d’y introduire les données corrigées. Toutefois, l’action ci-dessus permet de gérer la grande majorité des cas où la situation n’a pas évolué.

Dès qu’une confirmation a été enregistrée par le SPF, une notification de type Information est adressée au gestionnaire du dossier ainsi qu’à la personne qui a initié la confirmation.

De plus, la date de confirmation est mise à jour dans la liste des UBO et une nouvelle version du document officiel de synthèse est disponible.

Liaison au moniteur

Toute déclaration au registre des UBO est réputée être appuyée par des “Documents probants” prouvant que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et actuelles. Toutefois, lorsque ces informations sont déjà reprises dans un acte publié au Moniteur belge, le SPF admet une simple déclaration affirmant que les informations reprises au Moniteur Belge suffisent pour confirmer les données présentes dans le registre UBO.

C’est cette déclaration qui peut être faite directement dans Bepay via le bouton “Liaison au Moniteur” (7) : il suffit de basculer le curseur à droite pour activer la liaison ou à gauche pour retirer cette liaison lorsque les documents publiés au Moniteur ne reflètent plus la situation actuelle, puis de confirmer avec le bouton “Lier au moniteur”.

Archiver UBO

Lorsqu’une entreprise n’est plus cliente dans la fiduciaire ou qu’elle a cessé ses activités pour quelque raison que ce soit, il est intéressant de la faire disparaître aussi de la liste des UBO que vous gérez. C’est le rôle du bouton “Archiver UBO” (6) qui comme le précise le texte de confirmation n’a aucun effet sur la déclaration UBO enregistrée dans MyMinFin mais seulement dans votre interface de gestion des UBO.

Mail de vérification

Avant de procéder à la confirmation annelle de la situation, il est indispensable de s’assurer que cette situation n’a pas été modifiée, ce qui pourrait se produire à l’insu de la fiduciaire. Aussi, il convient donc de consulter le ou les responsables de l’entreprise préalablement à cette confirmation.

Bepay peut vous simplifier la tâche en expédiant un email standardisé à ces responsables leur demandant de confirmer ou non que l’actionnariat n’a pas été modifié. Pour cela, sélectionner la ou les entreprises à interroger puis presser le bouton “Mail de vérification”.

Si Bepay détecte qu’au moins une des entreprises ne possède pas d’adresse email pour l’envoi de la demande de confirmation, ce manque est relevé dans la colonne de droite et le bouton d’envoi reste grisé. Il convient, soit de retirer cette entreprise de la sélection, soit d’ajouter une adresse mail dans sa fiche : Fiche entreprise > Paramètres > Gestion administrative.

Si toutes les entreprises disposent bien d’une adresse mail générale ou sont liées à un dirigeant qui en possède une, le bouton “Envoyer mail” est vert et un clic lance l’expédition des mails nécessaires. Le mail, personnalisé au logo de la fiduciaire et au besoin à la langue de l’entreprise est le suivant :

Le mail contient aussi en annexe la dernière situation connue exposée dans le document de synthèse officiel. Il comporte un lien vers un formulaire web qui va permettre à l’entreprise de répondre directement :

Il suffit donc au client de cocher la case qui convient et de préciser au besoin des informations complémentaires puis de noter ses nom et prénom avant de cliquer sur le bouton “Envoyer”.

Cette réponse entraîne automatiquement l’envoi d’une notification de type “Action requise” ainsi que d’un email au gestionnaire du dossier qui peut alors confirmer la déclaration en toute quiétude.

Actions supplémentaires via les automations

Collecter les informations auprès des entreprises et confirmer des déclarations est très simple avec Bepay comme cela a été expliqué ci-dessus. Un niveau supplémentaire d’assistance est fourni via les automations en automatisant la surveillance des dates d’échéances et en prenant au besoin une action conservatoire pour éviter tout risque d’amende.

Envoi automatisé des mails de vérification

En créant une automation déclenchée par le “Calendrier”, Bepay surveillera chaque jour les dates de confirmation des UBO et pourra envoyer un mail de vérification aux entreprises qui s’approchent de cette date. C’est vous qui décidez de la durée de préavis et vous pourrez même personnaliser le texte du mail qui sera envoyé. Le modèle par défaut et celui qui est utilisé pour l’envoi direct décrit ci-dessus.

Voici par exemple l’automation qui déclenchera l’envoi du message juste un mois avant la date anniversaire de la précédente confirmation :

Pour plus de détails sur la procédure de création des automations, on se reportera à la page Gestion des automations.

Bien sûr, Bepay ne peut pas envoyer le mail si aucune adresse email n’est disponible pour l’entreprise et dans ce cas il ajoutera une notification de type “Alerte” au gestionnaire du dossier en stipulant que l’envoi du mail a été impossible. Il conviendra d’ajouter l’adresse puis de lancer l’envoi direct de la demande de vérification : Gestion des UBO - Mail de vérification

Au besoin, on peut ajouter une seconde automation qui répète la même demande à 15 jours de l’échéance : si les données ont été confirmées, elle ne sera jamais activée, sinon elle fournira un rappel utile au client.

Confirmation automatisée

En complément de l’envoi automatisé des mails aux entreprises décrit ci-dessus, il est encore possible de demander à Bepay de procéder d’autorité à la confirmation juste avant l’échéance via une automation telle que celle-ci :

L’action “Confirmation automatique de la situation” ne nécessite pas de message, il suffit donc de le laisser vide.

Lorsque des confirmations automatisées ont eu lieu, une notification est adressée au gestionnaire concerné telle que celle-ci :

Paramètres relatifs à la gestion des UBO

Gestionnaires spécifiques des UBO

Dans beaucoup de fiduciaires, la gestion des UBO est confiée à un collaborateur spécialisé qui connaît mieux cette matière. Il convient donc que les notifications relatives aux UBO soitent directement adressées à cette personne plutôt qu’aux gestionnaires spécifiques des entreprises concernées. Pour cela il faut désigner cette personne ou ces personnes dans Paramètres fiduciaire > Informations fiduciaire > Gestionnaires :

Autorisations d’envoi et de confirmation

Au niveau de chaque entreprise il est possible d’interdire l’envoi du mail de contrôle de validité de la déclaration UBO et/ou la confirmation automatique. Pour cela, il faut, au niveau de la fiche de l’entreprise concernée aller dans Fiche entreprise > Paramètres > Automations > Registres UBO désactiver la ou les actions non souhaitées :

Ces autorisations sont activées par défaut mais elles ne produisent d’effet QUE si des automations adéquates ont été définies et activées.