Connexion API Bepay - FID-Manager

Introduction

Pour faciliter la catégorisation des documents, FID-Manager et Bepay ont prédéfini une grille de près de 60 correspondances entre les catégories MyMinFin et les types FID-Manager et celle-ci est automatiquement chargée dans FID lorsque la connexion à Bepay est activée. Ces correspondances ne sont toutefois pas obligatoires et vous pourrez les modifier si une autre classification est plus pertinente pour vous.

A cette fin, une table de correspondance détaillée pourra être produite à tout moment pour clarifier les liens entre les catégories définies par MyMinFin et celles gérées dans FID-Manager.

Pour une mise en place efficace et rapide de la connexion et la récupération des documents déjà présents dans votre espace Bepay, il convient de commencer par créer les codes d’accès avec la procédure ci-dessous puis de prendre contact avec le support Bepay soit via l’adresse mail support@bepay.be soit par téléphone au +32 42 95 68 14.

Activation de la connexion avec Bepay

Via Plus (1)> Paramètres des accès logiciels externes (API) (2), sélectionnez Bepay (3), cliquez ensuite sur Ouvrir l’accès puis cliquer sur Confirmer.

Vous allez recevoir un email avec les paramètres de connexion comprenant une URL identifiant votre cabinet ainsi qu’un login et un mot de passe tel que celui-ci :

Vous devez alors reporter ces données dans l’écran de configuration de la connexion : Paramètres > Export documents (2) > Paramètres de connexion (3) puis sélectionner FID Manger (4) et copier-coller les 3 codes trouvés dans le mail (5).

A priori les deux commutateurs (6) Exporter les entreprises non référencées et Exporter les personnes non référencées sont désactivés. En les activant, Bepay déposera aussi sur FID-Manager des documents pour lesquels le client n’est pas encore référencé dans FID. Il conviendra donc de créer le client au moment de la validation des documents, opération qui est facile pour les entreprises grâce au lien avec la BCE mais qui est plus fastidieuse pour les personnes car il faut entrer manuellement les nom et prénom des personnes concernées.

Pour vérifier quelles sont les personnes et entreprises qui sont reconnues par Bepay dans FID-Manager, il suffit de Générer un contrôle (8) avec le bouton sous la liste des paramètres du logiciel de gestion de fiduciaire :

Cette synchronisation interroge FID-Manager et produit un rapport tel que celui-ci :

Les clients manquants peuvent dès lors être identifiés et ajoutés dans FID pour assurer un transfert efficace et une bonne attribution des documents.

Principes de classification des documents

MyMinFin donne accès à plus de 300 catégories de documents et de nouvelles catégories sont régulièrement ajoutées. Pour faciliter la classification des documents et leur association avec les catégories définies dans FID-Manager, Bepay a regroupé ces catégories en une trentaine de GROUPES qui sont matérialisés par les onglets lors de l’affichage des documents : ISOC, IPP, TVA, Actes, etc. tout en conservant à chaque document sa catégorie particulière.

Par ailleurs FID-Manager propose aussi une classification à deux niveaux et avec de nombreuses catégories dont certaines couvrent des domaines qui ne se retrouvent pas dans MyMinFin. Chaque catégorie comprend plusieurs types de documents et il est possible d’ajouter des catégories nouvelles et des types supplémentaires.

La liste complète peut être consultée et enrichie via le menu Documents > Paramètres des documents.

La correspondance entre les catégories MyMinFin des documents chargés par Bepay et les types de FID est pré-complétée pour les documents les plus courants mais peut être modifiée à la discrétion de la fiduciaire.

Cette configuration se fait côté FID via l’écran Plus > Paramètres des accès logiciels externes (API) puis en sélectionnant l’onglet Permissions documents et en inscrivant des codes uniques permettant de faire le lien avec la catégorisation MyMinFin de Bepay :

On notera que seuls les types “activés” dans l’écran Paramètres de documents sont proposés ici et il peut être nécessaire de se reporter à cet écran pour activer des types supplémentaires voire d’en créer de nouveaux.

Pour faciliter la mise en correspondance des types de documents proposés par FID-Manager avec ceux défini par MinFin nous avons pré-configuré environ 60 codes mais il est probable que tous ne sont pas activés dans votre installation. C’est pourquoi nous avons ici la mention “Il y a 32 documents désactivés qui possèdent un code associé à Bepay”.

Pour simplifier autant que faire se peut le filtrage des documents à exporter et l’affectation des bons types aux documents, Bepay propose :

1. d’autoriser ou non l’export et d’attribuer les codes au niveau de chaque groupe (ISOC, PP, TVA, etc.) ;
2. puis de raffiner lorsque cela est nécessaire au niveau des catégories particulières.

Cela permet d’exporter tous les documents d’un groupe et de leur affecter un code par défaut et en même temps d’attribuer des codes spécifiques à certaines catégories particulières (pour être classées séparément) ou encore de refuser l’export d’autres catégories (qui ne seront donc pas intégrées dans FID).

Inversement, il est possible de refuser (par défaut) l’export de tout un groupe mais néanmoins de valider l’export de quelques catégories spécifiques de ce groupe.

Pour clarifier les affectations réelles et la sélection des codes un tableau de synthèse peut être demandé à tout moment et Bepay produit alors un document du type suivant :

Dans cet exemple :

• Les documents du groupe ISOC ne sont pas systématiquement exportés vers FID (NON*);
• Les “Avertissements extrait de rôle ISOC” et les “Avis de rectification ISOC” seront bien exportés (OUI) et seront bien identifiées par le type FID “ISOC - Avertissement-extrait de rôle” grâce au code FM0196 ou “Avis de rectification - Courrier” via le code FM0504;
• Les “Accusé de réception de la déclaration”, “Annexe plan de réorganisation”, “Avertissement-extrait de rôle amende administrative ISOC/IPM/INR-Soc” et “Avis d’amende”, seront transférés (OUI) et leur association sera laissée à l’appréciation de FID-Manager. Si celle-ci n’est pas satisfaisante il sera judicieux d’ajouter une association explicite après avoir - si nécessaire - créé le type de document nécessaire dans FID.
• Les autres documents ne seront pas expédiés (Non**)

Création effective des associations

La création des associations nécessite :

Coté Bepay :

1. Activer ou non l’export des groupes et le cas échéant des catégories;
2. Affecter les codes d’export, soit en acceptant le code proposé par défaut soit en en créant un nouveau;

Coté FID-Manager :

3. Reporter les codes d’export dans la table des permissions des documents.

Préparation des associations dans Bepay

La préparation des codes et la gestion des autorisations d’export sont gérées via l’écran Paramètres fiduciaire > Paramètres > Intégration FID-Manager :

Notons tout d’abord le bouton Générer tableau de codes (1) qui peut produire à tout moment la table de correspondance effective, intégrant aussi les codes configurés sur FID.

Ensuite, le tableau s’ouvre avec la liste de tous les groupes et l’indicateur d’export (2) qui est vert lorsque le groupe est exporté ou gris dans le cas contraire. Un clic sur le chevron à droite permet d’ouvrir ou de fermer le détail des catégories incluses dans le groupe.

Pour un bon typage des documents, il faut inclure un code (3) et (5) en tapant le texte et en validant par la touche Return ou Tab ou en passant simplement à la case suivante.

De même, pour les catégories incluses dans le groupe, il est possible de refuser l’export avec le bouton (x) (4) ou de la confirmer (v) quelle que soit l’option choisie pour le groupe (6).

Terminer les encodages en produisant le PDF de la table de correspondance qui pourra être imprimée ou consultée sur un second écran.

Report des codes d’association nouveau dans FID-Manager

Armé de la table de correspondance, il convient de se porter dans FID-Manager et d’ouvrir l’écran Plus > Paramètres des accès logiciels externes (API) puis l’onglet Permissions documents.

Dans cet écran, il faut simplement reporter les codes prévus en face des noms des types en prenant attention au fait que les lignes ne sont pas triées par ordre alphabétique. Pour cela cliquer dans la zone et compléter la fenêtre qui s’ouvre en veillant bien à cocher les case Peut être lu.

Pour ne pas devoir “valider” manuellement chaque document du type indiqué, il suffit de cocher la case “Validation automatique”. Par défaut, chaque document nouvellement transféré sera présenté dans “Documents en attente de validation”. Les documents automatiquement validés sont repérés par un V dans la liste des “Permissions documents”. Au besoin, il peut être nécessaire d’activer ou d’ajouter les types manquants dans l’écran Documents > Paramètres des documents.

Ajout quotidien des nouveaux documents

Dès que la configuration est considérée comme satisfaisante, le support de Bepay pourra, à la demande de la fiduciaire, activer le transfert automatisé quotidien des nouveaux documents via une automation spéciale.

Le support pourra aussi lancer une procédure spéciale de transfert massif des documents déjà chargés pour la fiduciaire afin de disposer de l’historique des documents sur une période à déterminer de commun accord.