Connecter Bepay avec AdminPulse permet de disposer dans ce dernier des documents les plus récents concernant vos clients et en particulier : - les documents disponibles via les sites MyMinFin, Moniteur Belge et UBO; - les documents liés à la gestions des salaires des dirigeants produits par Bepay (VoirDocuments Bepay exportables vers la GED)
Introduction
Pour une mise en place efficace et rapide de la connexion et la récupération des documents déjà présents dans votre espace Bepay, il convient de commencer par créer une clé API avec la procédure ci-dessous puis de prendre contact avec le support Bepay soit via l’adresse mail support@bepay.be soit par téléphone au +32 42 95 68 14.
Activation de la connexion avec Bepay
Dans le bandeau supérieur de l’interface AdminPulse, sélectionnez l’icône “bonhomme” et ouvrez le menu Mon profil. Dans le bas de celui-ci, cliquez sur le bouton Clés API.
Une fenêtre s’ouvre pour préciser l’usage et les droits ouverts à la clé API que vous allez créer.
Donnez le nom que vous souhaitez et qui permettra d’identifier ultérieurement cette clé si vous en créez d’autres pour d’autres usages, “Connexion Bepay” par exemple. Précisez une date d’échéance suffisamment lointaine (max 5 ans) car passé cette date la connexion deviendra inopérante et il faudra recréer une nouvelle clé. AdminPulse vous en avertira 2 jours à l’avance.
Sélectionnez alors “Intégration du bureau interne” comme Client puis cochez les cases
- Read relations
- Read documents
- Write documents
Celles-ci sont indispensable pour que Bepay puisse faire la liaison avec les identifiants de vos clients (relations) et ensuite qu’il puisse déposer les documents.
Descendez en bas du formulaire et pressez le bouton OK puis revenez en haut de la fenêtre avant de la fermer car c’est là que vous trouverez la clé API qui ne sera plus montrée ensuite :
Copiez cette clé en pressant l’icône à sa droite pour la reporter dans un instant dans Bepay. Côté Bepay, la clé API doit être déposée via l’écran Paramètres fiduciaire > Paramètres > Généraux dans la zone “Intégration avec un logiciel de gestion de fiduciaire”.
Sélectionnez “Admin Pulse” et collez la clé dans la zone “Admin Pulse Token” et n’oubliez pas de pressez Sauvegarder :
Pour vérifier quelles sont les personnes et entreprises qui sont reconnues par Bepay dans AdminPulse, il suffit de Générer un contrôle avec le bouton sous la liste des paramètres du logiciel de gestion de fiduciaire :
Cette synchronisation interroge AdminPulse et produit un rapport tel que celui-ci :
Les clients manquants peuvent dès lors être identifiés et ajoutés dans AdminPulse pour assurer un transfert efficace et une bonne attribution des documents.
Il faut en effet se rappeler que sans identification partagée entre AdminPulse et Bepay, aucun document ne peut être échangé entre les deux logiciels. Il est donc indispensable de contrôler que les associations nécessaires sont bien établies.
Export et attribution des tags aux documents
MyMinFin donne accès à plus de 300 catégories de documents et de nouvelles catégories sont régulièrement ajoutées. AdminPulse dispose de la capacité à identifier automatiquement de nombreux types de documents. Néanmoins, pour faciliter cette association avec les types définis dans AdminPulse, Bepay a précodé près de 200 associations qui couvrent environ 85% des documents MyMinFin et garantissent donc la reconnaissance la plus efficace des documents.
De plus, AdminPulse propose l’ajout d’un ou plusieurs tags aux documents à la discrétion de la fiduciaire. Pour faciliter cette association, Bepay a regroupé les catégories MyMIinFin en une trentaine de GROUPES qui sont matérialisés par les onglets lors de l’affichage des documents : ISOC, IPP, TVA, Actes, etc. tout en conservant à chaque document sa catégorie particulière.
Ainsi, il sera possible d’attribuer des tags à tous les documents d’un groupe ou de spécifier des tags particuliers pour chaque catégorie dans l’écran de filtrage des catégories exportées.
L’attribution des tags et la gestion des autorisations d’export sont gérée dans Bepay via l’écran Paramètres fiduciaire > Paramètres > Intégration Admin Pulse :
Au départ, seuls les groupes de catégories sont affichés. Il convient donc de basculer le commutateur vert (1) des catégories que l’on souhaite exporter de façon globale. On peut aussi, mais ce n’est pas obligatoire, ajouter un ou plusieurs tags en regard de chaque groupe (2) : il suffit de taper le texte puis de presser Return ou Tab pour ajouter un tag. Plusieurs tags peuvent être ajoutés si nécessaire.
Il est aussi possible d’ajouter des précisions pour certaines catégories en particulier en ouvrant le détail du groupe avec le chevron situé à droite du commutateur (3).
L’écran se présente alors ainsi :
Le commutateur peut cette fois prendre trois états :
(+) Interdit l’export de la catégorie, quel que soit l’état du commutateur du groupe (1);
(v) Oblige l’export de la catégorie, quel que soit l’état du commutateur du groupe(2);
(/) Suit l’indication définie pour le groupe (3).
Il est donc possible d’activer un groupe dans son ensemble puis d’interdire ponctuellement quelques catégories mais aussi de n’autoriser que quelques catégories dans un groupe qui est globalement désactivé.
La zone des tags permet aussi d’ajouter des tags spécifiques à chaque catégorie (4). La liste finale des tags associés à un document combinera le ou les tags définis pour le groupe avec le ou les tags définis au niveau de la catégorie particulière.
Ajout quotidien des nouveaux documents
Dès que la configuration est considérée comme satisfaisante, contactez le support de Bepay qui pourra activer le transfert automatisé quotidien des nouveaux documents via une automation spéciale.
Le support pourra aussi lancer une procédure spéciale de transfert massif des documents déjà chargés pour la fiduciaire afin de disposer de l’historique des documents sur une période à déterminer de commun accord.
Notez donc que l’établissement des autorisations d’export et l’ajout de tags n’est pas suffisant pour lancer le processus d’export quotidien des nouveaux documents. Seul Bepay peut activer ce processus.