Ce que vous allez apprendre
- Comment accéder et modifier le plan comptable dans Bepay.
- Comment personnaliser les numéros de compte pour qu'ils correspondent à votre logiciel comptable.
- Comment appliquer ces personnalisations au niveau de la fiduciaire, de l'entreprise ou du dirigeant.
- Comprendre le fonctionnement de la hiérarchie de personnalisation.
Introduction
Ce guide explique comment personnaliser les numéros de compte dans votre plan comptable Bepay afin qu'ils soient alignés avec ceux utilisés dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez personnaliser les comptes de manière globale pour l'ensemble de votre fiduciaire, ou créer des exceptions spécifiques pour des entreprises ou des dirigeants individuels.
Procédure : Personnaliser les numéros de compte
Le Plan comptable par défaut
Cliquez sur l'icône des paramètres (la roue dentée) puis “Export OD salaires” et sélectionnez “Plan comptable”.
La page du plan comptable affiche un tableau avec les numéros de compte par défaut de Bepay.
Le tableau comprend les colonnes suivantes:
- D/C : Indicateur Débit ou Crédit.
- Usage : Description de l'utilisation du compte.
- Origine : Icône indiquant le niveau de personnalisation.
- N° de Compte : Le numéro du compte à exporter pour votre logiciel comptable
- Intitulé : Le libellé du compte pour l’export.
- Éditer : Bouton de modification.
Ce sont donc les numéros et libellés qui seront utilisés si vous n’apportez aucune modification au plan comptable par défaut de Bepay. En faisant défiler plus bas vous verrez aussi les comptes créditeurs.
Modifier un numéro de compte
A ce niveau du plan comptable “fiduciaire” vous allez pouvoir modifier des numéros de compte et des libellés qui pourront être valables pour l’ensemble des entreprises dont vous gérez les salaires de dirigeants.
Pour personnaliser un numéro de compte, cliquez sur l'icône crayon dans la colonne « Éditer » de la ligne correspondante. Une boîte de dialogue d'édition apparaît avec des champs pour le numéro de compte (N° compte) et le libellé (Libellé).
Supposons par exemple que vous souhaitez regrouper les ATN “GSM / Smartphone” , “Internet” et “Téléphonie” sous un seul n° de compte , en l’occurence le 618245. Il vous suffit de sélectionner tour à tous chacun de ces comptes pour de les modifier comme ci-dessous :
N’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » pour appliquer les changements.
Après avoir modifié de même les deux autres comptes vous aurez une liste qui indiquera clairement en bleu les comptes modifiés au niveau de la fiduciaire :
Vous pouvez voir que chaque niveau est clairement identifié par une icône et une couleur spécifique :
Personnalisation au niveau Entreprise ou Dirigeant
Comme le suggère la liste des icônes, il est aussi possible de personnaliser plus finement encore les numéros de comptes et les libellés au niveau de chaque entreprise voir même au niveau de chaque dirigeant. Voici comment procéder :
- Naviguer : Allez dans la section « Entreprises » ou « Dirigeants » et sélectionnez l'entité concernée.
- Ouvrir l'onglet : Dans le profil sélectionné, ouvrez l'onglet « Plan comptable ».
- Personnaliser : Cliquez sur le crayon, saisissez les valeurs spécifiques et cliquez sur « Sauvegarder ».
Dans l’exemple ci-dessous on a ainsi personnalisé les deux comptes des rémunérations et des cotisations sociales tandis que l’on voit que le compte ATN GSM a hérité de la personnalisation globale au niveau de la fiduciaire.
Comprendre la hiérarchie de personnalisation
Bepay utilise une hiérarchie à trois niveaux pour les numéros de compte:
- Niveau Fiduciaire : S'applique à toutes les entreprises et dirigeants, sauf exception.
- Niveau Entreprise : Prévalent sur les paramètres de la fiduciaire pour cette entreprise spécifique.
- Niveau Dirigeant : Prévalent sur les paramètres de l'entreprise et de la fiduciaire pour ce dirigeant spécifique.
Questions Fréquentes (FAQ)
- Que se passe-t-il si je personnalise un compte à plusieurs niveaux ? Le niveau le plus spécifique l'emporte toujours (Dirigeant > Entreprise > Fiduciaire > Défaut Bepay).
- Puis-je revenir à la valeur par défaut ? Oui, ouvrez la boîte de dialogue d'édition et effacez votre valeur personnalisée. Le système reviendra automatiquement au niveau de hiérarchie inférieur.
- Puis-je modifier uniquement le libellé ? Oui, le champ « Libellé » peut être modifié indépendamment du numéro de compte.